Gracias al auge sin precedentes de plataformas de comunicación como Facebook y Snapchat, muchos trabajadores modernos están empezando a utilizarlas con fines empresariales. Sin embargo, estas herramientas no autorizadas no están concebidas para el uso empresarial y podrían plantear una serie de problemas en torno a la seguridad y la productividad.
Según un nuevo informe de la organización de servicios gestionados Maintel, las organizaciones deben ser más receptivas a las preocupaciones de los empleados sobre las herramientas de comunicación aprobadas por la empresa; si no lo hacen, sólo fomentarán el uso de plataformas que no son de nivel empresarial.
¿Qué hace que ciertas plataformas sean mejores para las empresas?
Las herramientas de comunicación diseñadas para uso empresarial suelen adoptarse para maximizar la productividad de los usuarios, mejorar el conocimiento de la situación, aumentar la fiabilidad del sistema, reducir los costes, garantizar el cumplimiento de cierta legislación y optimizar las medidas de seguridad. Cuando los empleados se pasan a otras plataformas más informales suele ser porque las alternativas autorizadas por la empresa ofrecen una mala experiencia de usuario.
Para combatir esto, las empresas deben escuchar a los empleados y centrar sus esfuerzos en hacer que las plataformas obligatorias sean fáciles y más atractivas de usar. Además, estas plataformas deben integrarse con el software de gestión de la red, como los servicios de asistencia que ofrecen tiempos de respuesta rápidos.
Por qué son tan populares las herramientas no sancionadas
Maintel afirma en su informe que "las plataformas de consumo más populares suelen ser preferidas a las alternativas de nivel empresarial porque han sido especialmente desarrolladas para ser rápidas y fáciles de usar".
Sin embargo, también conllevan riesgos de seguridad. Muchas empresas optan por bloquear plataformas como Instagram, Snapchat y Facebook Messenger para evitar la posibilidad de una supervisión corporativa.
Cómo comunicarse eficazmente con los empleados
Para asegurarse de que los empleados entienden por qué existen normas en torno a las plataformas de comunicación y para garantizar su cumplimiento, es importante entablar un diálogo saludable con ellos. Por lo tanto, al revisar su estrategia de comunicación, puede hacer bien en considerar los siguientes enfoques:
1. Recopilar información
Intente recoger opiniones sinceras sobre su actual plataforma de comunicación empresarial. Esto le servirá de guía a la hora de mejorar la experiencia del usuario y garantizará que los empleados se sientan escuchados, lo que les animará a utilizar las herramientas sancionadas.
Las razones para elegir una herramienta de comunicación para su empresa deben ser tan sólidas como las razones para no cambiar de plataforma. Sea cual sea la plataforma que acabe utilizando, es importante asegurarse de que las mejores prácticas se comunican con claridad.
2. Establecer políticas claras para cada plataforma
Es importante recordar que los sistemas de comunicación sancionados pueden seguir siendo utilizados de forma indebida con intención o accidentalmente. En este sentido, hay que elaborar políticas claras sobre los tipos de uso aceptables.
Explique las razones de sus políticas. Si los compañeros entienden que infringirlas puede tener graves consecuencias para la seguridad, es más probable que se adhieran a las normas. Los empresarios también deben asegurarse de que sus políticas se comunican a otras personas que utilizan su sistema corporativo, como un socio de la empresa.
3. Tratar de persuadir con delicadeza a los empleados
Bloquear ciertas plataformas es a veces contraproducente, ya que puede infundir sentimientos de resentimiento en sus trabajadores. De hecho, pueden sentirse infantilizados o que se les obliga a utilizar sistemas improductivos. En este sentido, debes asegurarte de que tus comunicaciones sean respetuosas y exponer cuidadosamente los motivos por los que se prohíbe el uso de determinadas plataformas.
La clave para una plantilla sana y colaborativa es ofrecer herramientas modernas y un sistema de gestión de redes que facilite la comunicación. Aunque es razonable establecer normas en torno a las plataformas de medios sociales, hay que ofrecer alternativas excelentes.
